Dosyalamanın elektronik belgelerin güvenilirliğinin başarıyla korunmasına katkısı

Abstract

Kurumsal fonksiyonlar neticesinde oluşan belgeler, aralarında organik bağ kurularak bütünlük içerisinde tasnif edilirler. Organik bağ, bir vaka ya da konu ışığında oluşurken belgeler de bu bağ etrafında kümelenerek bir araya getirilir. Bu bir araya getirme işlemi, dosyalama olarak adlandırılır. Vaka/konuya göre dosya kodu vermek gibi araçlar kullanılarak oluşturulan organik bağ, aynı zamanda belgelerin güvenilirliğini işaret eden entelektüel bir eylem olarak kabul edilmektedir. Güvenilirliğin korunması için arşivlenen belgelerin en az bir dosyayla, dosyaların da en az bir seriyle ilişkilendirilmesi son derece önemlidir. Belge hiyerarşisi olarak adlandırılan bu ilişki ağı, işlem, belge, faaliyet, dosya, fonksiyon, seri ve birim münasebetini kurarak açığa çıkarılabilir. Bu sebeple arşivlenen belgelerin ait oldukları konu ya da vaka dosyalarıyla bunların doğduğu fonksiyon ve seriyle olan ilişkileri koparılmadan devam ettirilmelidir. Kâğıt belgelerle ilgili geçerli olan bu ilişki ağı prensibi elektronik belgeler (e-belge) için de vazgeçilmezdir. Ancak elektronik ortamda bu prensibe yeteri kadar dikkat edilmediği bilinmektedir. Bu olumsuz durum neticesinde e-belgelerin güvenilirliğinin yeteri kadar iyi korunamaması riskiyle karşılaşılabilir. Durum böyle olunca, sorunun tartışılıp çözümleme yapılması ihtiyacı gündeme gelmektedir. Söz konusu ihtiyaca bir katkı sunmak amacıyla bu çalışmanın yapılmasına karar verilmiştir. Çalışmanın sorusu “e-belgelerin güvenilirliğinin başarıyla korunmasına dosyalama nasıl bir katkı sunabilir” şeklindedir. Bu soru keşfedilip yorumlanarak çözümlenebileceğinden çalışmada yorumlayıcı çatı benimsenmiştir. Bununla birlikte, çalışmanın sonuçlarına odaklanmak gerektiğinden araştırmanın felsefesi pragmatizm olarak belirlenmiştir. Çünkü pragmatizmde problemler tartışılarak onlara bir çözümleme getirmek amaçlanmaktadır. Problemlerin açıklanıp yorumlandığı, incelenen konunun keşfedilerek yeni yaklaşımların sunulduğu araştırmalar ise daha çok nitel olanlardır. Hâliyle, çalışmada nitel araştırma deseni tercih edilmiş, durum çalışması yöntemi kullanılmıştır. Çalışma sonucunda iyi bir dosyalamanın belgelerin güvenilirliğini koruduğu gibi delil değerini de güvence altına aldığı görülmüştür.

Records created in the course of business functions are classified in integrity by establishing an organic bond between them. While the organic bond is formed in the light of a case or subject, the records are gathered together by clustering around this bond which is called filing. The organic bond composed by using tools such as giving file codes by case/subject is also considered an intellectual act indicating records’ trusworthiness. It is significant to preserve trustworthiness that archived records are associated with at least one file and files with at least one series. This network of relationships, called record hierarchy, can be revealed by establishing the connection of transaction, record, activity, file, function, series and unit. Therefore, the relationship between the subject or case files of the archived records and the function and series from which they were born should be continued without interruption. This networking principle is also indispensable for electronic records (e-records). However, it is known that not enough attention is paid to this. As a result, there may be a risk that the records’ trustworthiness is not preserved well enough. Consequently, the need for discussion and analyse of the problem comes to the fore and it was decided to carry out this study. The question is “how can filing contribute to the successful preservation of the records’ trustworthiness”, and interpretive framework has been adopted. While it is necessary to focus on the study’s results, the research philosophy was determined as pragmatism, in which is aimed to discuss problems and bring them a solution. The studies in which the problems are explained and interpreted, the researches that explored and new approaches presented are mostly qualitative ones. Therefore, qualitative research design was preferred and case study method was used. As a result of the study, it has been seen that a decent filing preserves the trustworthiness of the records and also secures the evidential value.